Các nhóm mua sắm của các doanh nghiệp tầm trung phải đối mặt với một vấn đề cụ thể: hệ thống ERP của họ xử lý các đơn đặt hàng rất tốt, nhưng lại không đưa ra được nhận định nào về việc Nhà cung cấp A thực sự đang hoạt động tốt, đang cải thiện hay đang âm thầm trở thành một rủi ro.

Khoảng cách đó — giữa việc xử lý giao dịch và hiệu quả xây dựng mối quan hệ — chính là nơi các công ty mất tiền, thời gian và khả năng đàm phán.

Vì sao hệ thống ERP lại khiến các đội ngũ doanh nghiệp tầm trung gặp khó khăn

SAP, Oracle và các công ty tầm trung tương đương được xây dựng để xử lý dữ liệu thông qua các quy trình phê duyệt. Chúng không được xây dựng để trả lời các câu hỏi như:

• Trong số 200 nhà cung cấp của chúng tôi, nhà cung cấp nào thực sự mang tính chiến lược so với nhà cung cấp nào chỉ là nhà cung cấp quen thuộc?
• Nhà cung cấp nào đang có nguy cơ gặp vấn đề về chất lượng trước khi nó trở thành một sự gián đoạn nghiêm trọng?
• Làm thế nào để chúng ta ghi nhận hiệu quả công việc một cách có thể đảm bảo tính chính xác trong quá trình đàm phán lại hợp đồng?

Hầu hết các nhóm mua sắm trả lời những câu hỏi này bằng bảng tính, chuỗi email và các cuộc họp hàng quý, những phương pháp này tạo cảm giác hiệu quả nhưng lại không tạo ra dữ liệu có cấu trúc.

Cấu hình công nghệ phù hợp cho phân khúc thị trường tầm trung bao gồm những gì?

Bộ công cụ phù hợp cho một đội ngũ mua sắm tầm trung không phải là một bộ phần mềm doanh nghiệp thu nhỏ. Đó là một bộ công cụ chuyên biệt, mỗi công cụ thực hiện tốt một nhiệm vụ và kết nối với nhau một cách liền mạch.

Lớp 1 — Hệ thống ERP của bạn: Nó vẫn tiếp tục làm nhiệm vụ của mình. Xử lý đơn đặt hàng, lập hóa đơn, theo dõi dòng tiền. Không cần thay thế.

Lớp 2 — Quản lý hiệu suất nhà cung cấp: Một công cụ chuyên dụng như EvaluationsHub Nó nằm trên dữ liệu ERP của bạn và bổ sung thêm lớp quan hệ và hiệu suất. thẻ điểm nhà cung cấpTheo dõi KPI, quy trình hành động khắc phục, thu thập dữ liệu ESG, cảnh báo rủi ro — tất cả trong một nơi.

Lớp 3 — Cổng tự phục vụ dành cho nhà cung cấp: Một không gian làm việc nơi các nhà cung cấp gửi tài liệu, phản hồi đánh giá, cập nhật chứng nhận và theo dõi điểm hiệu suất của chính họ. Chỉ riêng điều này đã giúp loại bỏ phần lớn các thủ tục hành chính rườm rà.

Mô hình vòng kín giúp nó hoạt động hiệu quả

Sai lầm mà hầu hết các nhóm mắc phải là coi việc đánh giá nhà cung cấp như một sự kiện định kỳ — một bảng điểm hàng năm được gửi đi vào quý 4. Những nhóm thực sự thu được giá trị sẽ coi đó là một chu kỳ liên tục:

1. onboard — Thu thập dữ liệu có cấu trúc ngay từ đầu, chứ không phải chỉ là một thư mục chứa các tệp PDF.
2. Đánh giá — Bảng điểm tự động định kỳ với các chỉ số KPI có trọng số phù hợp với từng phân khúc nhà cung cấp.
3. Hành động - kế hoạch hành động khắc phục Kích hoạt tự động khi điểm số giảm xuống dưới ngưỡng.
4. Cải thiện — Theo dõi sự cải thiện theo thời gian, với đầy đủ nhật ký kiểm toán để đảm bảo tuân thủ và đàm phán.

Những sai lầm thường gặp của các đội bóng tầm trung

Ngay cả những nhóm đầu tư vào các công cụ phù hợp cũng thường gặp khó khăn trong quá trình triển khai. Có một vài mô hình chúng ta thường thấy lặp đi lặp lại:

• Đối xử bình đẳng với tất cả các nhà cung cấp. 200 nhà cung cấp của bạn không có tầm quan trọng như nhau. Phân loại họ — chiến lược, ưu tiên, giao dịch — và áp dụng tần suất và mức độ đánh giá khác nhau cho từng cấp độ là điều giúp quản lý hiệu suất có khả năng mở rộng.
• Bắt đầu với quá nhiều chỉ số KPI. Một bảng điểm với 20 chỉ số mà không ai điền đầy đủ và chính xác còn tệ hơn một bảng điểm tập trung vào 5 chỉ số được mọi người coi trọng. Hãy bắt đầu đơn giản, rồi tăng dần độ phức tạp khi đã thiết lập được quy trình làm việc hiệu quả.
• Bỏ qua cổng thông tin nhà cung cấp. Khi các nhà cung cấp không thể xem điểm số của chính họ, việc đánh giá trở thành một điều được áp đặt lên họ thay vì được thực hiện cùng với họ. Tính minh bạch thay đổi động lực này — và cải thiện đáng kể tỷ lệ phản hồi.

Điều này thực sự tiết kiệm được gì?

EvaluationsHub Khách hàng thường thấy ba kết quả có thể đo lường được:

• Thời gian tiết kiệm được: Tự động hóa việc phân phối bảng điểm và thu thập dữ liệu giúp tiết kiệm khoảng 1 nhân viên toàn thời gian (FTE) cho toàn bộ nhóm mua sắm.
• Rủi ro đã được giảm thiểu: Cảnh báo sớm về xu hướng hiệu suất của nhà cung cấp giúp ngăn ngừa sự gián đoạn gây thiệt hại gấp nhiều lần chi phí đăng ký hàng năm của công cụ này.
• Lợi thế đạt được: Dữ liệu hiệu suất được cấu trúc sẽ thay đổi cục diện trong các cuộc đánh giá kinh doanh với nhà cung cấp — bạn đến với dữ liệu, chứ không phải ấn tượng.

Nếu bạn đang quản lý hơn 50 nhà cung cấp và vẫn thực hiện quản lý hiệu suất bằng bảng tính, thì việc tính toán lợi tức đầu tư (ROI) cho một công cụ SPM chuyên dụng rất đơn giản. Xem công cụ tính toán giá cả và lợi tức đầu tư của chúng tôi →

Bắt đầu mà không cần kế hoạch triển khai sáu tháng

EvaluationsHub Hệ thống được thiết kế để hoạt động chỉ trong vài ngày. Bạn có thể thực hiện đánh giá nhà cung cấp đầu tiên trong vòng một tuần kể từ khi đăng ký — không cần dự án CNTT, không cần tích hợp ERP ngay từ ngày đầu tiên.

Bắt đầu dùng thử miễn phí or tìm hiểu thêm về cách EvaluationsHub Quản lý toàn diện hiệu suất nhà cung cấp từ đầu đến cuối..