Tự động hóa quy trình tiếp nhận nhà cung cấp không phải là sự lựa chọn nhị phân giữa "hoàn toàn thủ công" và "hoàn toàn tự động". Nó là một dải liên tục, và vị trí bạn đạt được trên dải liên tục đó sẽ quyết định mức độ toàn vẹn dữ liệu bạn duy trì khi tốc độ tăng lên.

Các nhóm thực hiện tự động hóa quy trình tuyển dụng sai cách thường tối ưu hóa tốc độ mà bỏ qua tính đầy đủ. Họ xây dựng một quy trình hoàn thành nhanh chóng nhưng tạo ra hồ sơ nhà cung cấp không đầy đủ, chưa được xác minh — điều này tạo ra các vấn đề về sau trong quản lý hiệu suất, tuân thủ và đánh giá rủi ro.

Dưới đây là cách tự động hóa quy trình tuyển dụng mà không làm giảm chất lượng dữ liệu để đổi lấy tốc độ.

Rủi ro về tính toàn vẹn dữ liệu trong quy trình tuyển dụng tự động.

Khi quy trình tiếp nhận được thực hiện thủ công, một nhân viên mua sắm sẽ xem xét mọi hồ sơ và tìm ra những thiếu sót. Khi được tự động hóa, khâu kiểm tra thủ công này sẽ bị loại bỏ — điều đó có nghĩa là quy trình cần được thiết kế với việc xác thực dữ liệu được tích hợp ở mọi bước.

Các lỗi về tính toàn vẹn thường gặp nhất trong quy trình xác thực tự động:

• Chấp nhận dữ liệu tự báo cáo mà không cần xác minh. — Một nhà cung cấp tải lên chứng nhận chất lượng đã hết hạn hai năm trước và hệ thống đánh dấu chứng nhận đó là hoàn thành.
• Các trường thông tin chưa hoàn chỉnh vẫn được chấp nhận là đã hoàn chỉnh. — Các trường bắt buộc chấp nhận văn bản giữ chỗ hoặc câu trả lời chung chung mà không cần gắn cờ để xem xét
• Không xác thực tài liệu — Các tài liệu được tải lên nhưng nội dung của chúng không bao giờ được xác minh so với các yêu cầu đã nêu.
• Dữ liệu hiệu suất cơ bản không được thu thập. — Nhà cung cấp được phê duyệt và kích hoạt mà không thu thập dữ liệu cần thiết cho đánh giá hiệu suất đầu tiên của họ.

Tự động hóa với tính toàn vẹn: các nguyên tắc thiết kế

Nguyên tắc 1: Các trường có cấu trúc, không phải văn bản mở.

Mọi thông tin bạn cần từ nhà cung cấp đều phải được thu thập trong một trường dữ liệu có cấu trúc với các quy tắc xác thực được xác định rõ ràng — chứ không phải là văn bản tự do trong một tài liệu. Số đăng ký kinh doanh: định dạng được xác thực. Tài khoản ngân hàng: được xác thực theo các quy ước cụ thể của từng quốc gia. Chứng nhận: được thu thập dưới dạng các trường riêng biệt với ngày hết hạn, cơ quan cấp và số chứng nhận — chứ không phải là một tệp PDF được tải lên mà không có dữ liệu được trích xuất.

Nguyên tắc 2: Xác minh tự động khi có thể, xem xét thủ công khi không thể.

Một số dữ liệu có thể được xác minh tự động — kiểm tra định dạng, tính đầy đủ, logic ngày hết hạn. Các dữ liệu khác cần được con người xem xét — chứng chỉ này có hợp lệ không? Bảo hiểm này có thực sự đáp ứng yêu cầu của chúng ta không? Hãy thiết kế quy trình để xử lý từng loại dữ liệu một cách phù hợp: tự động hóa những gì có thể tự động hóa, chuyển mọi thứ khác cho người xem xét có đủ kiến ​​thức chuyên môn để đưa ra quyết định nhanh chóng.

EvaluationsHub'S quy trình làm việc trên tàu Hệ thống xử lý việc định tuyến này tự động — các bài nộp vượt qua kiểm tra tự động sẽ được chuyển tiếp; những bài không vượt qua sẽ được gắn cờ với lý do cụ thể và được chuyển đến người đánh giá phù hợp.

Nguyên tắc 3: Các cổng hoàn chỉnh trước khi kích hoạt

Bạn không nên kích hoạt nhà cung cấp trong hệ thống cho đến khi mọi thông tin cần thiết được thu thập và xác minh đầy đủ. Việc kích hoạt nhà cung cấp chưa hoàn chỉnh — khi hồ sơ của họ được hoàn tất — sẽ tạo ra các vấn đề về chất lượng dữ liệu vĩnh viễn, rất tốn kém để khắc phục sau này.

Hãy thiết lập các bước kiểm soát chặt chẽ trong quy trình tiếp nhận nhà cung cấp. Nhà cung cấp không thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo cho đến khi giai đoạn hiện tại được hoàn thành và xác minh. Tiến độ được hiển thị rõ ràng cho cả hai bên, do đó không có sự mơ hồ nào về những việc còn tồn đọng.

Nguyên tắc 4: Quy trình hội nhập vào hệ thống quản lý hiệu suất

Việc hoàn tất quy trình tiếp nhận nhà cung cấp sẽ tự động kích hoạt bảng điểm đánh giá hiệu suất cơ bản đầu tiên và hồ sơ giám sát rủi ro của họ. Dữ liệu thu thập được trong quá trình tiếp nhận — chứng nhận, phản hồi ESG, tài liệu hệ thống chất lượng — sẽ trở thành nền tảng cho việc đánh giá rủi ro liên tục.

Mối liên hệ này — quá trình hội nhập nhân viên mới dẫn trực tiếp đến quản lý hiệu suất — chính là điều giúp khoản đầu tư vào hội nhập nhân viên mới mang lại lợi ích lâu dài, không chỉ sau giai đoạn kích hoạt ban đầu. Dữ liệu được thu thập một lần sẽ được sử dụng liên tục.

Đánh giá chất lượng quy trình hội nhập, chứ không chỉ tốc độ.

Theo dõi cả hai khía cạnh của quy trình tiếp nhận nhân viên mới:

• Thời gian hoàn thành — Thời gian từ khi nhận lời mời đến khi kích hoạt là bao lâu?
• Tỷ lệ hoàn thành — Tỷ lệ phần trăm nhà cung cấp được mời hoàn tất quy trình gia nhập trong khung thời gian mục tiêu là bao nhiêu?
• Điểm mức độ hoàn chỉnh dữ liệu — Tỷ lệ phần trăm các trường bắt buộc được điền dữ liệu hợp lệ khi kích hoạt là bao nhiêu?
• Tỷ lệ điều chỉnh sau khi tuyển dụng — Dữ liệu đăng ký nhân viên mới thường xuyên bị phát hiện là không chính xác hoặc không đầy đủ sau khi kích hoạt hệ thống như thế nào?

Chỉ số cuối cùng là thước đo tốt nhất về tính toàn vẹn dữ liệu. Tỷ lệ sửa lỗi sau khi tích hợp thấp có nghĩa là quá trình xác thực của bạn đang hoạt động hiệu quả. Tỷ lệ cao có nghĩa là bạn đang kích hoạt nhà cung cấp quá nhanh và phải trả giá bằng chi phí quản lý dữ liệu liên tục.

Bắt đầu chương trình dùng thử miễn phí và triển khai quy trình tiếp nhận nhà cung cấp có cấu trúc với tính năng xác thực dữ liệu tích hợp chỉ trong vòng chưa đầy một tuần.