วิธีที่ผู้ผลิตระดับโลกยุติการตรวจสอบซัพพลายเออร์ด้วยสเปรดชีตเจ็ดแผ่นในที่สุด
ทีมจัดซื้อของพวกเขาทำการประเมินซัพพลายเออร์โดยใช้ไฟล์ Excel 7 ไฟล์ อีเมล 4 ชุด และใช้เวลาเฉลี่ย 6 สัปดาห์ต่อรอบ จากนั้นพวกเขาก็พบว่ามีซัพพลายเออร์รายสำคัญรายหนึ่งกำลังจะล้มเหลว และไม่มีใครแจ้งเตือนเรื่องนี้มาก่อน
"เราไม่ได้บริหารจัดการซัพพลายเออร์ เราบริหารจัดการแต่เอกสาร กว่าเราจะพบปัญหา มันก็กลายเป็นวิกฤตไปแล้ว"
หัวหน้าฝ่ายจัดซื้อ · ผู้ผลิตชิ้นส่วนระดับ Tier-1สถานการณ์
บริษัทดำเนินงานเครือข่ายซัพพลายเออร์กว่า 80 ราย ครอบคลุมทั้งชิ้นส่วน วัตถุดิบ และโลจิสติกส์ ทุกไตรมาส ทีมจัดซื้อห้าคนของบริษัทจะทำการประเมินประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์อย่างละเอียดถี่ถ้วน ซึ่งเป็นกระบวนการที่พัฒนามาเรื่อย ๆ จนกลายเป็นสิ่งที่ไม่มีใครออกแบบ แต่ทุกคนได้รับสืบทอดมา
ผู้ประเมินแต่ละคนเก็บรักษาไฟล์ Excel ของตนเองไว้ แต่ละฝ่ายงานในองค์กร—คุณภาพ โลจิสติกส์ การเงิน การดำเนินงาน—ส่งคะแนนทางอีเมล ส่วนเจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อจะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดด้วยตนเองลงในไฟล์หลัก ติดตามการตอบกลับที่ขาดหายไป ปรับรูปแบบเอกสารให้ตรงกัน และในที่สุดก็จัดทำรายงาน PDF ที่ส่งต่อทางอีเมลและจัดเก็บไว้
ไม่มีใครได้เห็นสถานะทางการเงินของซัพพลายเออร์แบบเรียลไทม์เลยตลอดกระบวนการ ภาพ "ปัจจุบัน" ที่แสดงมักจะเป็นภาพที่ถ่ายเมื่อหลายสัปดาห์ก่อน
ทีมงานประเมินว่าพวกเขาใช้เวลาไป กับการรวบรวมและประมวลผลข้อมูลเพียงอย่างเดียว ระหว่าง 18 ถึง 24 วันทำการต่อรอบซึ่งเป็นงานที่ไม่ได้สร้างคุณค่าเชิงวิเคราะห์ใดๆ และยังทำให้การตัดสินใจทุกอย่างที่ขึ้นอยู่กับข้อมูลนั้นล่าช้าออกไปอีกด้วย
ช่วงเวลาที่ทำให้สถานการณ์ที่เป็นอยู่ไม่สามารถคงอยู่ต่อไปได้
ในไตรมาสที่ 3 ซัพพลายเออร์ชิ้นส่วนประกอบย่อยที่สำคัญรายหนึ่ง ซึ่งได้รับคะแนน "พอใช้" มาตลอด 4 ไตรมาสติดต่อกัน ถูกผู้จัดการฝ่ายผลิตแจ้งเตือนว่ามีปัญหาด้านความน่าเชื่อถือในการส่งมอบสินค้าอย่างร้ายแรง ไม่ใช่จากระบบจัดซื้อ เมื่อทีมจัดซื้อตรวจสอบ พวกเขาก็พบว่าสัญญาณเตือนดังกล่าวมีอยู่ในข้อมูลดิบมาแล้วถึง 2 ไตรมาส เพียงแต่ไม่ได้ปรากฏให้เห็นอย่างชัดเจนผ่านกระบวนการตรวจสอบด้วยสเปรดชีต
ซัพพลายเออร์ต้องการโปรแกรมแก้ไขปัญหาฉุกเฉินซึ่งใช้เวลาสามเดือนกว่าจะเสถียร ต้นทุนโดยตรงของการแก้ไขปัญหานั้น รวมถึงการจัดหาอย่างเร่งด่วน การปรับสายการผลิต และเวลาของฝ่ายบริหาร ถูกประเมินไว้ที่ 85,000 ยูโร ส่วนต้นทุนด้านชื่อเสียงภายในนั้นยากที่จะประเมินได้
"เราตระหนักว่าเราได้สร้างระบบที่เก่งมากในการสรุปเหตุการณ์ในอดีต แต่แย่มากในการบอกเราว่าอะไรกำลังเกิดขึ้นจริงในขณะนี้"
ผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อสิ่งที่พวกเขากำลังมองหา
ข้อกำหนดสำหรับโซลูชันใดๆ ก็ตามนั้นมีความเฉพาะเจาะจง พวกเขาต้องการบางสิ่งที่จะ:
ก่อน vs. หลัง
| ❌ ก่อน EvaluationsHub | ✅ หลังจาก EvaluationsHub |
|---|---|
| ไฟล์ Excel แยกกัน 7 ไฟล์ต่อรอบการประเมิน | แพลตฟอร์มเดียว รวบรวมข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดไว้ในที่เดียว |
| การส่งอีเมลเพื่อติดตามคะแนนที่ยังขาดหายไป (โดยเฉลี่ย 3 ครั้งต่อผู้ประเมิน) | ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติจะจัดการเรื่องการจัดตารางเวลาให้ — ไม่ต้องคอยติดตามด้วยตนเอง |
| รอบการดำเนินงาน 6 สัปดาห์ นับตั้งแต่เริ่มเปิดตัวจนถึงผลลัพธ์ที่รวบรวมได้ | โดยเฉลี่ย 10 วันนับตั้งแต่เริ่มดำเนินการจนถึงการประเมินผลรวม |
| ซัพพลายเออร์จะได้รับผลการประเมินไตรมาสละครั้งผ่านทางอีเมล โดยไม่มีช่องทางการตอบกลับใดๆ | ผู้จำหน่ายสามารถเข้าถึงพอร์ทัลของตนเอง ดูคะแนนแบบเรียลไทม์ และส่งหลักฐานหรือแจ้งข้อกังวลได้โดยตรง |
| ไม่มีการแจ้งเตือนเมื่อถึงเกณฑ์ที่กำหนดโดยอัตโนมัติ — ปัญหาที่เกิดขึ้นโดยบังเอิญ | ระบบ CAPA จะทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อคะแนนเกินเกณฑ์ที่กำหนดไว้ |
| บันทึกการตรวจสอบ: โฟลเดอร์ที่เก็บอีเมลและไฟล์ Excel ที่มีการควบคุมเวอร์ชัน | บันทึกการตรวจสอบฉบับเต็มพร้อมประทับเวลา ระบุบทบาท และสามารถส่งออกเพื่อการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแลได้ |
| ข้อมูล ERP ถูกส่งออกและอ้างอิงด้วยตนเอง | ข้อมูล SAP แบบเรียลไทม์จะส่งข้อมูลโดยตรงไปยังระบบประเมินผลซัพพลายเออร์ |
การเปิดตัว
การดำเนินการถูกแบ่งเป็นหลายขั้นตอนตลอดระยะเวลาแปดสัปดาห์ สี่สัปดาห์แรกเน้นไปที่การกำหนดโครงสร้างของแบบประเมินผล การกำหนดน้ำหนัก และบทบาทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทีมงานเลือกที่จะดำเนินการประเมินผลแบบคู่ขนาน โดยแบบหนึ่งใช้แบบประเมินด้วยตนเอง และอีกแบบใช้แบบประเมินออนไลน์ EvaluationsHub — เพื่อตรวจสอบว่าผลลัพธ์ของแพลตฟอร์มตรงกับผลลัพธ์ที่คาดหวังไว้ก่อนที่จะเปิดใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ
ซัพพลายเออร์ได้รับการเพิ่มเข้ามาผ่านทางพอร์ทัลบริการตนเอง ทีมจัดซื้อชี้แจงอย่างชัดเจนว่าการเข้าถึงของซัพพลายเออร์ไม่ใช่ทางเลือก แต่การมองเห็นข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความสัมพันธ์ในอนาคต และพอร์ทัลคือกลไกสำคัญ อัตราการใช้งานในกลุ่มซัพพลายเออร์ 40 อันดับแรกนั้นเกือบ 90% ภายในไตรมาสแรก
หนึ่งในผลประโยชน์ที่คาดไม่ถึงคือข้อพิพาทระหว่างซัพพลายเออร์เกี่ยวกับคะแนนลดลงอย่างมาก เมื่อซัพพลายเออร์สามารถเห็นไม่เพียงแค่คะแนนสุดท้าย แต่ยังเห็นคะแนนถ่วงน้ำหนักจากแต่ละส่วนงานทางธุรกิจด้วย ความโปร่งใสช่วยลดความขัดแย้ง แม้ว่าคะแนนจะไม่ดีก็ตาม
ผล
หลังจากครบสามรอบไตรมาสเต็มแล้ว EvaluationsHubทีมงานได้ทำการตรวจสอบภายในเกี่ยวกับสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไป ผลการตรวจสอบแบ่งออกเป็นสองมิติ ได้แก่ ประสิทธิภาพในการดำเนินงานและสถานะความเสี่ยง
ต้นทุนของวิธีการแบบเดิม — ที่ประเมินค่าได้
นี่เป็นการประมาณการแบบอนุรักษ์นิยม โดยอิงจากทีมจัดซื้อ 5 คนที่ทำการประเมินซัพพลายเออร์ 80 รายเป็นรายไตรมาส โดยใช้เกณฑ์มาตรฐานเงินเดือนด้านการจัดซื้อของอุตสาหกรรม
ที่มาของตัวเลขเหล่านี้: ประมาณการค่าใช้จ่ายในการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง โดยคำนวณจาก 18–24 วันทำการต่อรอบ × 4 รอบ × ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยของผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้ออาวุโสที่ 650 ยูโรต่อวัน (เกณฑ์มาตรฐานของสหภาพยุโรป) ค่าใช้จ่ายในช่วงวิกฤตคำนวณจากรายงานทางการเงินหลังเกิดเหตุการณ์ของบริษัทเอง ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างและจะแตกต่างกันไปตามขนาดขององค์กร ฐานซัพพลายเออร์ และภูมิศาสตร์ EvaluationsHub ไม่รับประกันผลลัพธ์ทางการเงินที่เฉพาะเจาะจง
เหตุใดการประเมินผลโดยใช้สเปรดชีตจึงมีความเสี่ยงเชิงโครงสร้าง
ต้นทุนการดำเนินงานนั้นมองเห็นได้ชัดเจน แต่ต้นทุนความเสี่ยงนั้นมองเห็นได้ยากกว่า จนกว่าจะมีอะไรผิดพลาดเกิดขึ้น
ไม่มีระบบเตือนภัยล่วงหน้า
การละเมิดเกณฑ์มาตรฐานนั้นมักมองไม่เห็นจนกว่าจะมีคนอ่านรายงานฉบับสุดท้าย ซึ่งในเวลานั้น การแก้ไขปัญหาจะเป็นไปในลักษณะตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นแล้ว ไม่ใช่การป้องกันล่วงหน้า โอกาสในการแก้ไขปัญหาด้วยต้นทุนต่ำก็หมดไปแล้ว
การควบคุมเวอร์ชันไม่ใช่การควบคุมการตรวจสอบ
ประวัติการแก้ไขในสเปรดชีตไม่ได้บอกว่าใครป้อนคะแนนใด เมื่อใด หรือเหตุใดจึงมีการเปลี่ยนแปลง ในกรณีการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแลหรือข้อพิพาทกับซัพพลายเออร์ คุณแทบไม่มีเอกสารใด ๆ ที่สามารถใช้เป็นหลักฐานได้
การพึ่งพาบุคคลสำคัญ
บุคคลที่รู้ว่าไฟล์ใดเป็นไฟล์ปัจจุบัน รู้ว่าหลักการคำนวณน้ำหนักคะแนนอยู่ที่ไหน และรู้ว่าผู้ประเมินคนใดตอบกลับช้า คือจุดอ่อนสำคัญ เมื่อพวกเขาจากไป ความรู้ขององค์กรก็จะหายไปด้วย
ความเสี่ยงด้าน GDPR และการควบคุมข้อมูล
ข้อมูลประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ที่เผยแพร่ผ่านบัญชีอีเมลส่วนตัว ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันซึ่งมีสิทธิ์เข้าถึงอย่างกว้างขวาง และสำเนาไฟล์ที่ไม่ได้รับการควบคุม ก่อให้เกิดความเสี่ยงที่แก้ไขได้ยากและหาหลักฐานได้ยากยิ่งขึ้น
การให้น้ำหนักที่ไม่สม่ำเสมอ = การจัดอันดับที่ไม่น่าเชื่อถือ
เมื่อผู้ประเมินที่แตกต่างกันใช้น้ำหนักทางความคิดที่แตกต่างกันกับเกณฑ์เดียวกัน คุณจะไม่ได้มีคะแนนสรุป แต่คุณจะได้เพียงชุดความคิดเห็น การตัดสินใจจัดหาเชิงกลยุทธ์ที่ทำขึ้นจากข้อมูลเหล่านี้มีความเสี่ยงด้านความถูกต้องแฝงอยู่
สรุป ความน่าเชื่อถือของ Olymp Trade? EvaluationsHub กล่าวถึงสิ่งเหล่านี้ทั้งหมด
การแจ้งเตือนเมื่อถึงเกณฑ์ที่กำหนดโดยอัตโนมัติ บันทึกการตรวจสอบพร้อมประทับเวลา การเข้าถึงตามบทบาท โครงสร้างพื้นฐานที่ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 27001 ตรรกะการถ่วงน้ำหนักที่กำหนดค่าได้ ทั้งหมดนี้รวมอยู่ในแพลตฟอร์มเดียว โดยไม่จำเป็นต้องจัดการระบบรักษาความปลอดภัยด้วยตนเอง
ลองดูว่าข้อมูลซัพพลายเออร์ของคุณมีหน้าตาเป็นอย่างไร
ทีมส่วนใหญ่ที่เปลี่ยนไปใช้ EvaluationsHub ค้นพบปัญหาของซัพพลายเออร์ที่พวกเขาไม่เคยรู้มาก่อนในรอบการประเมินครั้งแรก เริ่มทดลองใช้งานฟรีด้วยรายชื่อซัพพลายเออร์ของคุณเอง — ไม่จำเป็นต้องผสานรวมระบบเพื่อเริ่มต้น
★★★★★ 4.9/5 บน G2 · ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 27001 · ให้บริการแก่บริษัทมากกว่า 200 แห่ง · ปฏิบัติตาม GDPR
