Viedāka piegādātāju izdevumu un līgumu pārvaldība: ērti pārskati ar atjaunošanas izsekošanu EvaluationsHub
Iepirkumu vadītāji zina, ka katrām piegādātāju attiecībām ir divi pamatjautājumi:
-
Cik daudz mēs patiesībā tērējam šim piegādātājam?
-
Kādi līgumi mums ir spēkā un kad tie beidzas?
Daudzām organizācijām atbildēt uz šiem vienkāršajiem jautājumiem ir pārsteidzoši grūti. Dati tiek glabāti ERP sistēmās, līgumi ir izkaisīti pa koplietotajiem diskdziņiem, un atjaunošanas datumi pienāk bez brīdinājuma. Rezultātā? Nepalaistas garām iespējas atkārtoti vienoties, neuzraudzīti piegādātāju koncentrācijas riski un dažreiz pat netīšas atbilstības neievērošanas.
Tāpēc mēs ieviešam jaunu funkciju sadaļā EvaluationsHub: Viegli lietojami piegādātāju izdevumu pārskati ar integrētu līgumu izsekošanu. Šis laidiens nodrošina iepirkumu komandām skaidru, konsolidētu pārskatu par piegādātāju izdevumiem, līgumu statusu un atjaunošanas datumiem — tas viss tajā pašā platformā, kurā jūs jau pārvaldāt piegādātāju veiktspēju, informāciju un iepirkumus.
Kāpēc mazie tēriņi ir svarīgi
Lielākajai daļai iepirkumu komandu nav nepieciešams smagnējs, sarežģīts izdevumu analīzes rīks katram piegādātājam. Viņiem ir nepieciešams praktisks, pieejams pārskats—tādu, kas vienā mirklī parāda būtiskāko:
-
Kopējie izdevumi ar katru piegādātāju
-
Tendences salīdzinājumā ar iepriekšējo gadu
-
Pamatkategoriju sadalījums
-
Atvērti un slēgti pirkuma pasūtījumi vai rēķini
Saglabājot to vieglu, EvaluationsHub padara tēriņu datus viegli uztveramus, nevis pārāk apjomīgus. Tas ir 80/20 skatījumskritiski svarīga informācija, kas palīdz pieņemt labākus lēmumus par piegādātājiem, bez liekas piepūles.
Līgumi: piegādātāju attiecību pamatā
Katras piegādātāja attiecības nosaka ne tikai izdevumi, bet arī līgums, kas to regulē. Tomēr pārāk daudzas organizācijas joprojām uzskata līgumus par statiskiem PDF failiem, kas paslēpti mapēs, kurām tikai retais var piekļūt.
ar EvaluationsHublīgumu integrācijas rezultātā līgumi vairs nav pasīvi dokumenti. Tie kļūst aktīvie aktīvi kas ir:
-
Droši reģistrēts: Katra augšupielāde un izmaiņas tiek apzīmētas ar laika zīmogu drošā audita žurnālā.
-
Saistīts ar piegādātāju profiliem: Līgumi ir iekļauti līdzās izdevumiem, veiktspējai un sertifikātiem, nodrošinot 360° skatījumu.
-
Meklējams un strukturēts: Atrodiet līgumus pēc piegādātāja, kategorijas vai atjaunošanas datuma.
Tā vietā, lai līgumi būtu “ārpus redzesloka, ārpus prāta”, tie kļūst par piegādātāju vadības dzīvā daļa.
Atjaunošanas izsekošana: Vairs nekādu pārsteigumu
Cik reižu līgums ir automātiski atjaunots bez atkārtotas apspriešanas — tikai tāpēc, ka neviens nepamanīja datumu? EvaluationsHub, tās dienas ir beigušās.
-
Automātiskie atgādinājumi: Atjaunošanas brīdinājumi tiek aktivizēti krietni iepriekš, dodot jums laiku novērtēt sniegumu, atkārtoti vienoties vai pārtraukt līgumu.
-
Saistīts ar tēriņu datiem: Kad tuvojas līguma atjaunošanas termiņš, jūs redzat ne tikai līgumu, bet arī faktiskos izdevumus ar piegādātāju.
-
Integrēts informācijas paneļos: Atjaunošanas riski tiek parādīti tieši jūsu piegādātāju pārskatā, tāpēc jūs tos nekad nepalaidīsiet garām.
Tas nozīmē, ka iepirkumu komandas var būt proaktīvas, nevis reaģējošas —veidojot attiecības ar piegādātājiem, nevis ļaujot tām sevi veidot.
Nelieli izdevumi + līgumi = labāki lēmumi
Kad informācija par izdevumiem un līgumiem tiek apvienota, iepirkumu nodaļa iegūst ievērojamas priekšrocības:
-
Sarunu konteksts. Jūs precīzi zināt, cik daudz iztērējat piegādātājam, pirms uzsākat līguma pagarināšanas sarunas.
-
Riska redzamība. Ja 40% no jūsu izdevumiem ir saistīti ar vienu piegādātāju un tuvojas līguma pagarināšanas termiņš, jums ir laiks mazināt risku.
-
Iespēju pamanīšana. Izdevumu konsolidācijas iespējas ir vieglāk identificēt, ja blakus redzat līdzīgu piegādātāju līgumus.
-
Revīzijas gatavība. Atbilstības pārbaudes kļūst vienkāršas, kad katrs līgums tiek reģistrēts un saistīts ar tēriņu datiem.
Diena dzīvē ar EvaluationsHub Tēriņi un līgumi
Iztēlojieties šo scenāriju:
-
Īss pārskats. Jūs atverat EvaluationsHub un skatiet, ka piegādātājs X veido 3.2 miljonus eiro gada izdevumos trīs kategorijās.
-
Saistīts līgums. Līgums ir pievienots piegādātāja profilam, augšupielādēts ar drošu žurnālu. Redziet, tā derīguma termiņš beidzas pēc 90 dienām.
-
Automātiska trauksme. EvaluationsHub atzīmē gaidāmo atjaunošanu un paziņo par to jums un jūsu kategorijas vadītājam.
-
Sarunu sagatavošana. Jūs eksportējat nelielu izdevumu kopsavilkumu, kurā redzama piegādātāja izaugsme salīdzinājumā ar iepriekšējo gadu.
-
Uz datiem balstīts lēmums. Bruņojoties ar izdevumu pārskatāmību un līguma statusu, jūs izlemjat, vai atkārtoti apspriest, pagarināt vai uzsākt jaunu piedāvājumu.
Tā vietā, lai jūs pārsteigtu nesagatavotu, jūs vienmēr esat soli priekšā.
Ieguvumi iepirkumu vadītājiem
ar EvaluationsHubIzmantojot jauno tēriņu un līgumu funkciju, jūs iegūstat:
-
Redzamība: Vienmēr ziniet, cik tērējat, ar ko un saskaņā ar kādu līgumu.
-
Kontrole: Nekad nepalaidiet garām atjaunošanas datumu vai automātiskās atjaunošanas risku.
-
Efektivitāte: Atbrīvojieties no sarežģītiem lielizmēra izdevumu analīzes rīkiem ikdienas piegādātāju pārvaldībā.
-
Atbilstība: Uzturēt drošu līgumu augšupielāžu un izmaiņu žurnālu.
-
Integrācija: Saistiet izdevumus un līgumus ar piegādātāju sniegumu, risku un iepirkumiem — tas viss vienā platformā.
Daļa no plašāka attēla
Viegli lietojami izdevumu un līgumu izsekošanas risinājumi nav atsevišķi risinājumi — tie ir daļa no EvaluationsHubmisija ir nodrošināt vienota piegādātāju pārvaldības platforma.
-
In ieguvi (RFx): Pirms piegādātāju uzaicināšanas iesniegt jaunus piedāvājumus, pārbaudiet esošos izdevumus.
-
In darbības vadība: Saskaņojiet līguma KPI ar novērtējuma rezultātiem.
-
In riska pārvaldība: Atzīmējiet koncentrācijas risku, ja pārāk liela daļa izdevumu ir saistīta ar vienu piegādātāju.
-
SIM kartē (Piegādātāju informācijas pārvaldība): Glabājiet līgumus līdzās sertifikātiem, organizācijas shēmām un atbilstības dokumentiem.
Šī integrācija nodrošina, ka iepirkumu lēmumi netiek pieņemti atsevišķi — tie tiek pieņemti, ņemot vērā pilnīgu piegādātāja ainu.
Vai esat gatavs pārņemt kontroli pār tēriņiem un līgumiem?
Iepirkumu komandas bieži žonglē ar pārāk daudzām sistēmām, lai atbildētu uz pamatjautājumiem par izdevumiem un līgumiem. EvaluationsHub maina to ar vienu vienkāršu, integrētu risinājumu.
Ar mūsu jauno funkciju jūs varat:
-
Skatiet vienkāršotu izdevumu pārskatu katram piegādātājam
-
Droši reģistrējiet un sasaistiet līgumus tieši ar piegādātāju profiliem
-
Izsekojiet un saņemiet brīdinājumus par līguma atjaunošanas datumiem
-
Pieņemiet labākus, ātrākus un uz datiem balstītus lēmumus
???? Kontaktinformācija lai redzētu kā EvaluationsHub palīdz jums kontrolēt piegādātāju izdevumus un līgumu pārvaldību.
