Piegādātāju ieviešanas automatizācija nav bināra izvēle starp “pilnībā manuālu” un “pilnībā automatizētu”. Tā ir spektrs, un tas, kur jūs nonākat šajā spektrā, nosaka, cik daudz datu integritātes jūs saglabājat, palielinoties ātrumam.

Komandas, kas nepareizi ievieš automatizāciju, parasti optimizē ātrumu uz pilnīguma rēķina. Tās izveido procesu, kas ir ātri izpildāms, bet rada nepilnīgus, nepārbaudītus piegādātāju ierakstus, kas rada problēmas veiktspējas pārvaldībā, atbilstībā un riska novērtēšanā.

Lūk, kā automatizēt iesācēju ieviešanu, neupurējot datu kvalitāti ātruma dēļ.

Datu integritātes riski automatizētā ievadprogrammā

Kad ieviešana notiek manuāli, iepirkumu speciālists pārskata katru iesniegumu un novērš nepilnības. Kad tas tiek automatizēts, šis cilvēciskais kontrolpunkts tiek noņemts, kas nozīmē, ka process ir jāizstrādā, katrā solī iestrādājot datu validāciju.

Visbiežāk sastopamās integritātes kļūmes automatizētā ievades procesā:

• Pašu sniegto datu pieņemšana bez verifikācijas — piegādātājs augšupielādē kvalitātes sertifikātu, kura derīguma termiņš beidzies pirms diviem gadiem, un sistēma to atzīmē kā pabeigtu
• Nepilnīgi aizpildīti lauki tiek pieņemti kā pilnīgi — obligāti aizpildāmie lauki, kuros var aizpildīt aizvietotāja tekstu vai vispārīgas atbildes, neatzīmējot tās ar karodziņu pārskatīšanai
• Nav dokumentu validācijas — dokumenti tiek augšupielādēti, bet to saturs nekad netiek pārbaudīts atbilstoši noteiktajām prasībām
• Sākotnējie veiktspējas dati nav apkopoti — piegādātājs tiek apstiprināts un aktivizēts, neapkopojot datus, kas nepieciešami tā pirmajai veiktspējas novērtēšanai

Automatizācija ar integritāti: projektēšanas principi

1. princips: Strukturēti lauki, nevis atvērts teksts

Visa informācija, kas nepieciešama no piegādātāja, jāapkopo strukturētā laukā ar definētiem validācijas noteikumiem, nevis kā brīvs teksts dokumentā. Uzņēmuma reģistrācijas numurs: validēts formāts. Bankas konts: validēts atbilstoši konkrētai valstij raksturīgām konvencijām. Sertifikāti: jāapkopo kā atsevišķi lauki ar derīguma termiņu, izdevēju iestādi un sertifikāta numuru, nevis kā augšupielādēts PDF fails bez iegūtiem datiem.

2. princips: Ja iespējams, automatizēta verifikācija, ja tāda nav iespējama, cilvēka veikta pārskatīšana

Dažus datus var pārbaudīt automātiski — formāta validācija, pilnīguma pārbaudes, derīguma termiņa loģika. Citiem datiem nepieciešama cilvēka pārskatīšana — vai šis sertifikāts ir likumīgs? Vai šī apdrošināšanas seguma kvalitāte atbilst mūsu prasībām? Izstrādājiet procesu, lai atbilstoši apstrādātu katru veidu: automatizējiet to, ko var automatizēt, visu pārējo novirziet cilvēkam, kurš veic pārskatīšanu ar pareizo kontekstu, lai ātri pieņemtu lēmumu.

EvaluationsHub'S iesācēju darbplūsma apstrādā šo maršrutēšanu automātiski — iesniegumi, kas iztur automātiskās pārbaudes, tiek virzīti tālāk; tie, kas neiztur pārbaudes, tiek atzīmēti ar konkrētiem iemesliem un novirzīti pareizajam recenzentam.

3. princips: Pilnīguma vārti pirms aktivizēšanas

Piegādātāju sistēmā nevajadzētu aktivizēt, kamēr nav sniegta un pārbaudīta visa nepieciešamā informācija. Daļēja ieviešana — kad piegādātāji tiek aktivizēti pirms viņu datu reģistrācijas pabeigšanas — rada pastāvīgas datu kvalitātes problēmas, kuru novēršana vēlāk ir dārga.

Iebūvējiet savā ieviešanas darbplūsmā stingrus ierobežojumus. Piegādātājs nevar pāriet uz nākamo posmu, kamēr pašreizējais posms nav pabeigts un pārbaudīts. Progress ir redzams abām pusēm, tāpēc nav nekādu neskaidrību par to, kas vēl ir jāpaveic.

4. princips: Iepazīšanās ar snieguma vadību

Pēc ieviešanas pabeigšanas automātiski jāaktivizē piegādātāja pirmā darbības pamatrādītāju karte un riska uzraudzības profils. Ieviešanas laikā apkopotie dati — sertifikāti, ESG atbildes, kvalitātes sistēmas dokumentācija — kļūst par pastāvīgas riska novērtēšanas pamatu.

Šī saikne — ieviešanas tieša ietekme uz snieguma pārvaldību — ir tas, kas nodrošina, ka ieviešanas ieguldījums atmaksājas pēc sākotnējās aktivizēšanas. Vienreiz apkopotie dati tiek izmantoti nepārtraukti.

Ievada kvalitātes, ne tikai ātruma, mērīšana

Izsekojiet abus ieviešanas procesa aspektus:

• Laiks līdz pabeigšanai — Cik ilgs laiks ir no uzaicinājuma līdz aktivizēšanai?
• Pabeigšanas rādītājs — cik procentu no uzaicinātajiem piegādātājiem pabeidz iekļaušanos paredzētajā termiņā?
• Datu pilnīguma rādītājs — cik procentu no obligātajiem laukiem aktivizēšanas laikā ir aizpildīti ar validētiem datiem?
• Korekcijas līmenis pēc ieviešanas — cik bieži pēc aktivizēšanas tiek konstatēts, ka ievades dati ir nepareizi vai nepilnīgi?

Pēdējais rādītājs ir labākais datu integritātes mērs. Zems labojumu līmenis pēc ieviešanas nozīmē, ka jūsu validācija darbojas. Augsts līmenis nozīmē, ka jūs pārāk ātri aktivizējat piegādātājus un par to maksājat ar pastāvīgām datu pārvaldības izmaksām.

Sāciet savu bezmaksas izmēģinājuma projektu un ieviesiet strukturētu piegādātāju piesaisti ar iebūvētu datu validāciju mazāk nekā nedēļas laikā.