Išmanesnis tiekėjų išlaidų ir sutarčių valdymas: paprastos apžvalgos su atnaujinimo stebėjimu EvaluationsHub
Pirkimų vadovai žino, kad kiekvieni santykiai su tiekėjais yra susiję su dviem esminiais klausimais:
-
Kiek iš tikrųjų išleidžiame šiam tiekėjui?
-
Kokias sutartis turime ir kada jos baigiasi?
Daugeliui organizacijų atsakyti į šiuos paprastus klausimus yra stebėtinai sunku. Duomenys saugomi ERP sistemose, sutartys išmėtytos po bendrinamus diskus, o atnaujinimo datos artėja netikėtai. Rezultatas? Praleistos galimybės iš naujo derėtis, nestebima tiekėjų koncentracijos rizika ir kartais net netyčiniai atitikties pažeidimai.
Štai kodėl pristatome naują funkciją, EvaluationsHub: Lengvos tiekėjų išlaidų apžvalgos su integruotu sutarčių stebėjimu. Ši versija suteikia pirkimų komandoms aiškų, konsoliduotą tiekėjų išlaidų, sutarčių būsenos ir atnaujinimo datų vaizdą – visa tai toje pačioje platformoje, kurioje jau tvarkote tiekėjų našumą, informaciją ir tiekimą.
Kodėl svarbu taupyti
Daugumai pirkimų komandų nereikia sudėtingo išlaidų analizės įrankio kiekvienam tiekėjui. Joms reikia praktiška, prieinama apžvalga– toks, kuris iš pirmo žvilgsnio parodo svarbiausius dalykus:
-
Bendros išlaidos kiekvienam tiekėjui
-
Metinės tendencijos
-
Pagrindinių kategorijų priskyrimas
-
Atidaryti ir uždaryti pirkimo užsakymai arba sąskaitos faktūros
Išlaikant lengvą svorį, EvaluationsHub leidžia lengvai ir lengvai panaudoti išlaidų duomenis, o ne juos pernelyg sudrumsti. Tai yra 80/20 peržiūrasvarbiausia informacija, padedanti priimti geresnius tiekėjų sprendimus be jokio triukšmo.
Sutartys: tiekėjų santykių esmė
Kiekvieni santykiai su tiekėjais apibrėžiami ne tik išlaidomis, bet ir sutartį, kuri ją reglamentuoja. Vis dėlto per daug organizacijų vis dar traktuoja sutartis kaip statinius PDF failus, paslėptus aplankuose, prie kurių gali prisijungti tik nedaugelis.
Su EvaluationsHub„“ sutarčių integracijos dėka sutartys nebėra pasyvūs dokumentai. Jos tampa aktyvus turtas tai yra:
-
Saugiai prisijungta: Kiekvienas įkėlimas ir pakeitimas yra pažymėtas laiko žyma saugiame audito žurnale.
-
Susiję su tiekėjų profiliais: Sutartys pateikiamos kartu su išlaidomis, našumu ir sertifikatais, kad būtų galima susidaryti 360° vaizdą.
-
Ieškoma ir struktūrizuota: Raskite sutartis pagal tiekėją, kategoriją arba atnaujinimo datą.
Užuot buvę „iš akių, iš galvos“, sutartys tampa gyva tiekėjų valdymo dalis.
Atnaujinimo stebėjimas: jokių staigmenų
Kiek kartų sutartis buvo automatiškai atnaujinta be persvarstymo – vien dėl to, kad niekas nepastebėjo datos? Su EvaluationsHub, tos dienos baigėsi.
-
Automatiniai priminimai: Atnaujinimo įspėjimai suaktyvinami gerokai iš anksto, todėl turite laiko įvertinti našumą, iš naujo derėtis arba nutraukti sutartį.
-
Susieta su išlaidų duomenimis: Artėjant sutarties atnaujinimui, matote ne tik sutartį – matote faktines išlaidas su tiekėju.
-
Integruota į prietaisų skydelius: Atnaujinimo rizikos rodomos tiesiai jūsų tiekėjų apžvalgoje, todėl jų niekada nepraleisite.
Tai reiškia, kad pirkimų komandos gali būti iniciatyvios, o ne reaktyvios.formuoja tiekėjų santykius, o ne yra jų formuojamas.
Mažos išlaidos + sutartys = geresni sprendimai
Kai išlaidų ir sutarčių informacija sujungiama, viešieji pirkimai įgyja didelį pranašumą:
-
Derybų kontekstas. Prieš pradėdami derybas dėl sutarties pratęsimo, tiksliai žinote, kiek išleidžiate tiekėjui.
-
Matomumas rizikos atžvilgiu. Jei 40 % jūsų išlaidų tenka vienam tiekėjui ir artėja sutarties atnaujinimo laikotarpis, turite laiko rizikai sušvelninti.
-
Galimybių pastebėjimas. Išlaidų konsolidavimo galimybes lengviau nustatyti, kai greta matote panašių tiekėjų sutartis.
-
Pasirengimas auditui. Atitikties patikros tampa paprastos, kai kiekviena sutartis yra registruojama ir susiejama su išlaidų duomenimis.
Diena gyvenime su EvaluationsHub Išlaidos ir sutartys
Įsivaizduokite šį scenarijų:
-
Greita apžvalga. Tu atidaryk EvaluationsHub ir žr. Tiekėjo X metinės išlaidos trijose kategorijose siekia 3.2 mln. EUR.
-
Susijusi sutartis. Sutartis pridėta prie tiekėjo profilio, įkelta su saugiu žurnalu. Matote, kad ji baigia galioti po 90 dienų.
-
Automatinis įspėjimas. EvaluationsHub pažymi būsimą atnaujinimą ir praneša jums bei jūsų kategorijos vadovui.
-
Derybų pasirengimas. Eksportuojate supaprastintą išlaidų suvestinę, kurioje rodomas tiekėjo augimas per metus.
-
Duomenimis pagrįstas sprendimas. Turėdami matomumą apie išlaidas ir sutarties būseną, galite nuspręsti, ar iš naujo derėtis, pratęsti sutartį ar pateikti naują pasiūlymą dėl pasiūlymo.
Užuot buvę užklupti netikėtai, jūs visada esate vienu žingsniu priekyje.
Privalumai pirkimų vadovams
Su EvaluationsHubSu nauja išlaidų ir sutarčių funkcija jūs gaunate:
-
Matomumas: Visada žinokite, kiek išleidžiate, su kuo ir pagal kokią sutartį.
-
Kontrolė: Niekada nepraleiskite atnaujinimo datos ir nerizikuokite automatiškai atnaujinti prenumeratos.
-
Efektyvumas: Atsisakykite sudėtingų didelių išlaidų analizės įrankių kasdieniam tiekėjų valdymui.
-
Laikymasis: Tvarkykite saugų sutarčių įkėlimų ir pakeitimų žurnalą.
-
Integracija: Susiekite išlaidas ir sutartis su tiekėjų veiklos rezultatais, rizika ir tiekimo šaltiniais – visa tai vienoje platformoje.
Platesnio vaizdo dalis
Lengvų išlaidų ir sutarčių stebėjimas nėra atskiri – jie yra dalis EvaluationsHubmisija – suteikti vieninga tiekėjų valdymo platforma.
-
In apsirūpinimas (RFx): Prieš kviesdami tiekėjus teikti naujus pasiūlymus, patikrinkite esamas išlaidas.
-
In veiklos valdymas: Suderinkite sutarties KPI su vertinimo balais.
-
In rizikos valdymas: Pažymėkite koncentracijos riziką, kai per daug išlaidų tenka vienam tiekėjui.
-
SIM kortelėje (Tiekėjų informacijos valdymas): Laikykite sutartis kartu su sertifikatais, organizacijos schemomis ir atitikties dokumentais.
Ši integracija užtikrina, kad pirkimų sprendimai nebūtų priimami izoliuotai – jie priimami atsižvelgiant į visą tiekėjo vaizdą.
Pasiruošę perimti išlaidų ir sutarčių kontrolę?
Pirkimų komandos dažnai naudoja per daug sistemų, kad galėtų atsakyti į pagrindinius klausimus apie išlaidas ir sutartis. EvaluationsHub pakeičia tai vienu paprastu, integruotu sprendimu.
Su mūsų nauja funkcija galite:
-
Peržiūrėkite supaprastintą kiekvieno tiekėjo išlaidų apžvalgą
-
Saugiai registruokite ir susiekite sutartis tiesiogiai su tiekėjų profiliais
-
Stebėkite ir gaukite įspėjimus apie sutarties atnaujinimo datas
-
Priimkite geresnius, greitesnius, duomenimis pagrįstus sprendimus
👉 Kontaktas pamatyti, kaip EvaluationsHub padeda kontroliuoti tiekėjų išlaidas ir sutarčių valdymą.
