Kaip pasaulinis gamintojas pagaliau užbaigė savo septynių skaičiuoklių tiekėjų auditą
Jų pirkimų komanda atliko tiekėjų vertinimus, naudodama 7 „Excel“ failus, 4 el. laiškų gijas ir vidutiniškai 6 savaites per ciklą. Tada jie sužinojo, kad vienas iš svarbiausių tiekėjų artėja prie nesėkmės – ir niekas apie tai nepranešė.
„Mes nevaldėme tiekėjų. Tvarkėme bylas. Kai pastebėjome problemą, ji jau buvo krizė.“
Pirkimų vadovas · 1 pakopos komponentų gamintojasSituacija
Įmonė valdo daugiau nei 80 aktyvių tiekėjų tinklą, siūlantį komponentus, žaliavas ir logistiką. Kiekvieną ketvirtį penkių asmenų pirkimų komanda atlikdavo išsamią tiekėjų veiklos peržiūrą – procesą, kuris per daugelį metų vystėsi iki kažko, ko niekas nebuvo sukūręs ir ką paveldėjo visi.
Kiekvienas vertintojas tvarkė savo „Excel“ failą. Kiekviena verslo funkcija – kokybės, logistikos, finansų, operacijų – siųsdavo balus el. paštu. Kažkas iš pirkimų skyriaus rankiniu būdu viską sujungė į pagrindinį failą, ieškojo trūkstamų atsakymų, suderino nesuderinamus formatus ir galiausiai parengė PDF ataskaitą, kuri buvo išplatinta el. paštu ir saugoma archyve.
Niekas neturėjo tiesioginės tiekėjų būklės vaizdo jokiame proceso etape. „Dabartinė“ nuotrauka visada buvo kelių savaičių senumo.
Komanda apskaičiavo, kad vien duomenų rinkimui ir konsolidavimui per ciklą jie skiria nuo 18 iki 24 žmogaus dienų – šis darbas nesuteikia jokios analitinės vertės ir vilkina visus nuo jo priklausančius sprendimus.
Akimirka, kai status quo tapo nepakeliama
Trečiąjį ketvirtį itin svarbus mazgų tiekėjas, kuris keturiose iš eilės ketvirtinėse peržiūrose gaudavo „pakankamą“ įvertinimą, buvo tiesioginio vadovo (ne pirkimų sistemos) pažymėtas kaip turintis rimtų tiekimo patikimumo problemų. Pirkimų komandai atlikus tyrimą, nustatyta, kad įspėjamieji ženklai neapdorotuose duomenyse buvo jau du ketvirčius. Jie tiesiog nebuvo aiškiai matomi skaičiuoklių apdorojimo procese.
Tiekėjui reikėjo skubios taisomųjų veiksmų programos, kurios stabilizavimui prireikė trijų mėnesių. Tiesioginės šios intervencijos išlaidos, įskaitant pagreitintą tiekimą, gamybos linijų pritaikymą ir valdymo laiką, buvo įvertintos 85 000 eurų. Vidinę reputacijos žalą buvo sunkiau įvertinti.
„Supratome, kad sukūrėme sistemą, kuri labai gerai rengia istorines santraukas, bet labai prastai mums pasako, kas iš tikrųjų vyksta dabar.“
Pirkimų direktoriusKo jie ieškojo
Bet kokio sprendimo aprašymas buvo konkretus. Jiems reikėjo kažko, kas:
Prieš ir po
| ❌ Prieš EvaluationsHub | ✅ Po EvaluationsHub |
|---|---|
| 7 atskiri „Excel“ failai kiekvienam vertinimo ciklui | Viena platforma, visų suinteresuotųjų šalių įžvalgos vienoje vietoje |
| El. laiškų siuntimas grandinėms, siekiant gauti trūkstamus balus (vidutiniškai 3 pakartotiniai užklausimai vienam vertintojui) | Automatiniai priminimai tvarko planavimą – nereikia rankinio persekiojimo |
| 6 savaičių ciklas nuo paleidimo iki konsoliduotų rezultatų | 10 dienų vidurkis nuo paleidimo iki apibendrintos rezultatų suvestinės |
| Tiekėjai rezultatus gaudavo kartą per ketvirtį el. paštu, be jokio atsakymo kanalo. | Tiekėjai gali prisijungti prie savo portalo, realiuoju laiku matyti balus ir tiesiogiai pateikti įrodymus arba reikšti problemas |
| Nėra automatinių įspėjimų apie ribą – problemos išryškėjo atsitiktinai | Automatinis CAPA įsijungia, kai balai viršija nustatytas ribas |
| Audito takas: el. laiškų ir versijų kontroliuojamų „Excel“ failų aplankas | Pilnas laiko žyma pažymėtas audito žurnalas, priskirtas vaidmeniui, eksportuojamas valdymo peržiūrai |
| ERP duomenys eksportuojami rankiniu būdu ir sujungiami su kryžminėmis nuorodomis | Tiesioginiai SAP duomenys tiesiogiai tiekiami į tiekėjų rezultatų suvestines |
Diegimas
Įgyvendinimas buvo vykdomas etapais per aštuonias savaites. Pirmąsias keturias savaites daugiausia dėmesio skirta rezultatų suvestinės struktūros, svorių logikos ir suinteresuotųjų šalių vaidmenų konfigūravimui. Komanda pasirinko vykdyti lygiagretų vertinimo ciklą – vieną vadovą, kitą... EvaluationsHub — prieš pradedant visapusiškai veikti, patvirtinti, ar platformos rezultatai atitiko laukiamus rezultatus.
Tiekėjai buvo įtraukiami per savitarnos portalą. Pirkimų komanda aiškiai pareiškė, kad prieiga prie tiekėjų nėra neprivaloma – matomumas yra būtina sąlyga tolesniems santykiams, o portalas yra mechanizmas, leidžiantis tai užtikrinti. Per pirmąjį pilną ketvirtį 40 didžiausių tiekėjų prisijungimas prie tiekėjo siekė beveik 90 %.
Vienas netikėtas privalumas: ginčai dėl balų su tiekėjais gerokai sumažėjo, kai tiekėjai galėjo matyti ne tik galutinį balą, bet ir kiekvienos verslo funkcijos pateiktus svertinius duomenis. Skaidrumas sumažino trintį – net ir tada, kai balai buvo prasti.
Rezultatai
Po trijų pilnų ketvirtinių ciklų EvaluationsHubkomanda atliko vidinę pokyčių analizę. Išvados buvo susietos su dviem aspektais: veiklos efektyvumu ir rizikos lygiu.
Senojo būdo kaina – kiekybiškai įvertinta
Tai konservatyvūs įvertinimai, pagrįsti 5 asmenų pirkimų komandos, atliekančios ketvirtinius 80 tiekėjų vertinimus, duomenimis, naudojant pramonės standartinius pirkimų atlyginimų lyginamuosius rodiklius.
Kaip gavome šiuos skaičius: Rankinio duomenų rinkimo įvertis pagrįstas 18–24 žmogaus darbo dienomis per ciklą × 4 ciklai × vidutinės vyresniojo pirkimų specialisto išlaidos – 650 EUR/dieną (ES lyginamasis rodiklis). Krizės išlaidos pagrįstos pačios įmonės finansine peržiūra po incidento. Šie skaičiai yra iliustraciniai ir skirsis priklausomai nuo organizacijos dydžio, tiekėjų bazės ir geografinės vietovės. EvaluationsHub negarantuoja konkrečių finansinių rezultatų.
Kodėl skaičiuoklėmis pagrįsti vertinimai kelia struktūrinę riziką
Veiklos sąnaudos matomos. Rizikos sąnaudas sunkiau pastebėti, kol kas nors nenutinka ne taip.
Nėra ankstyvojo perspėjimo sistemos
Slenksčio viršijimas nematomas, kol kas nors neperskaito galutinės ataskaitos – tada intervencija yra reaktyvi, o ne prevencinė. Laikas imtis nebrangių taisomųjų veiksmų jau uždarytas.
Versijų kontrolė nėra audito kontrolė
Skaičiuoklės versijų istorijoje nenurodoma, kas įvedė kokį balą, kada ar kodėl jis buvo pakeistas. Reguliavimo audito ar ginčo su tiekėju metu beveik neturite jokios pagrįstos dokumentacijos.
Priklausomybė nuo pagrindinio asmens
Žmogus, žinantis, kuris failas yra aktualus, kur rasti svorio nustatymo logiką ir kuris vertintojas atsakė pavėluotai, yra vienintelis nesėkmės veiksnys. Jam išėjus, kartu su juo lieka ir institucinės žinios.
BDAR ir duomenų kontrolės rizika
Tiekėjų veiklos duomenys, platinami asmeninėse el. pašto paskyrose, bendrinamuose diskuose su plačia prieiga ir nekontroliuojamose failų kopijose, sukuria pavojų, kurį sunku ištaisyti ir dar sunkiau įrodyti.
Nenuoseklus svoris = nepatikimi reitingai
Kai skirtingi vertintojai tiems patiems kriterijams taiko skirtingus mentalinius svorius, jūs neturite vertinimo suvestinės – turite nuomonių rinkinį. Strateginiai sprendimai dėl šių duomenų šaltinių kelia paslėptą tikslumo riziką.
Kaip EvaluationsHub sprendžia visus šiuos klausimus
Automatiniai įspėjimai apie slenksčius, laiko žyma pažymėtas audito takas, vaidmenimis pagrįsta prieiga, pagal ISO 27001 sertifikuota infrastruktūra, konfigūruojama svertinio vertinimo logika – visa tai vienoje platformoje, nereikalaujant, kad patys valdytumėte saugos paketą.
Pažiūrėkite, kaip iš tikrųjų atrodo jūsų tiekėjo duomenys
Dauguma komandų, kurios pereina prie EvaluationsHub Atraskite tiekėjų problemas, apie kurias jie nežinojo per pirmąjį vertinimo ciklą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją su savo tiekėjų sąrašu – norint pradėti, nereikia jokios integracijos.
★★★★★ 4.9/5 G2 sistemoje · Sertifikuota pagal ISO 27001 · Daugiau nei 200 įmonių · Atitinka BDAR reikalavimus
