Tiekėjų įtraukimo automatizavimas nėra dvejetainis pasirinkimas tarp „visiškai rankinio“ ir „visiškai automatizuoto“. Tai spektras, ir nuo to, kuriame spektro etape atsidursite, priklausys, kiek duomenų vientisumo išsaugosite didėjant greičiui.

Komandos, kurios neteisingai įdiegia automatizavimą, paprastai optimizuoja greitį išsamumo sąskaita. Jos sukuria procesą, kuris yra greitai įvykdomas, tačiau sukuria nepilnus, nepatikrintus tiekėjų įrašus, o tai sukelia problemų veiklos valdymo, atitikties ir rizikos vertinimo srityse.

Štai kaip automatizuoti įtraukimą į darbą neaukojant duomenų kokybės dėl greičio.

Duomenų vientisumo rizika automatizuotame diegime

Kai įtraukimas į procesą vyksta rankiniu būdu, pirkimų specialistas peržiūri kiekvieną pateiktą informaciją ir ieško trūkumų. Kai procesas automatizuotas, žmogiškasis kontrolės punktas pašalinamas – tai reiškia, kad procesas turi būti kuriamas taip, kad kiekviename žingsnyje būtų integruotas duomenų patvirtinimas.

Dažniausios automatinio įdiegimo vientisumo klaidos:

• Savarankiškai pateiktų duomenų priėmimas be patvirtinimo — tiekėjas įkelia kokybės sertifikatą, kurio galiojimas pasibaigė prieš dvejus metus, ir sistema pažymi jį įvykdžiusį
• Neužpildyti laukai priimami kaip užpildyti — privalomi laukai, kuriuose galima užpildyti vietos žymėjimo tekstą arba bendrinius atsakymus nepažymint jų peržiūrai
• Dokumentų patvirtinimo nėra — dokumentai įkeliami, bet jų turinys niekada netikrinamas pagal nurodytus reikalavimus
• Baziniai našumo duomenys nerenkami — tiekėjas patvirtinamas ir aktyvuojamas neužfiksavus duomenų, reikalingų pirmajam jo veiklos vertinimui

Automatizavimas su vientisumu: projektavimo principai

1 principas: Struktūrizuoti laukai, o ne atviras tekstas

Visa informacija, kurios jums reikia iš tiekėjo, turėtų būti renkama struktūrizuotame lauke su apibrėžtomis patvirtinimo taisyklėmis, o ne kaip laisvos formos tekstas dokumente. Įmonės registracijos numeris: patvirtintas formatas. Banko sąskaita: patvirtinta pagal konkrečioms šalims taikomas konvencijas. Sertifikatai: renkami kaip atskiri laukai su galiojimo data, išdavusia įstaiga ir sertifikato numeriu, o ne kaip įkeltas PDF failas be ištrauktų duomenų.

2 principas: Jei įmanoma, automatinis patikrinimas, o jei ne, žmogaus atliekamas patikrinimas

Kai kuriuos duomenis galima patikrinti automatiškai – formato patvirtinimas, išsamumo patikrinimai, galiojimo datos logika. Kitus duomenis reikia peržiūrėti žmogui – ar šis sertifikatas teisėtas? Ar ši draudimo apsauga iš tikrųjų atitinka mūsų reikalavimus? Sukurkite procesą, kad kiekvienas tipas būtų tinkamai tvarkomas: automatizuokite tai, ką galima automatizuoti, o visa kita nukreipkite žmogui, kuris peržiūri duomenis, turėdamas tinkamą kontekstą, kad galėtų greitai priimti sprendimą.

EvaluationsHubS adaptacijos darbo eiga tvarko šį nukreipimą automatiškai – pateiktos paraiškos, kurios praeina automatinius patikrinimus, yra perduodamos toliau; tos, kurios nepraeina, pažymimos nurodant konkrečias priežastis ir nukreipiamos tinkamam recenzentui.

3 principas: Užbaigtumo vartai prieš aktyvavimą

Tiekėjas neturėtų būti aktyvuojamas jūsų sistemoje, kol nebus pateikta ir patikrinta visa reikalinga informacija. Dalinis prisijungimas, kai tiekėjai aktyvuojami dar nebaigus jų įrašų, sukelia nuolatinių duomenų kokybės problemų, kurias vėliau brangu taisyti.

Įtraukite griežtus apribojimus į savo įvadinio proceso eigą. Tiekėjas negali pereiti prie kito etapo, kol dabartinis etapas nebus baigtas ir patikrintas. Pažanga matoma abiem šalims, todėl nekyla jokių abejonių dėl to, kas dar liko nepatvirtinta.

4 principas: Įtraukimas į veiklos valdymą

Užbaigtas diegimas turėtų automatiškai aktyvuoti tiekėjo pirmąją veiklos rezultatų suvestinę ir rizikos stebėsenos profilį. Duomenys, surinkti diegimo metu – sertifikatai, ESG atsakymai, kokybės sistemos dokumentai – tampa nuolatinio rizikos vertinimo pagrindu.

Šis ryšys – tiesioginis adaptacijos poveikis veiklos valdymui – yra tai, kas lemia, kad adaptacijos investicijos atsiperka net ir po pradinio aktyvavimo. Vieną kartą surinkti duomenys naudojami nuolat.

Įdiegimo kokybės, o ne tik greičio, vertinimas

Stebėkite abu savo adaptacijos proceso aspektus:

• Laikas iki pabaigos – kiek laiko praeina nuo pakvietimo iki aktyvavimo?
• Užbaigimo rodiklis — koks pakviestų tiekėjų procentas užbaigia prisijungimą per tikslinį laikotarpį?
• Duomenų išsamumo balas — koks procentas privalomų laukų aktyvavimo metu užpildomi patvirtintais duomenimis?
• Koregavimo rodiklis po įdarbinimo — kaip dažnai po aktyvavimo nustatomi neteisingi arba nepilni įtraukimo duomenys?

Paskutinis rodiklis yra geriausias duomenų vientisumo matas. Mažas pataisymų po įdiegimo rodiklis reiškia, kad jūsų patvirtinimas veikia. Didelis rodiklis reiškia, kad per greitai aktyvuojate tiekėjus ir už tai mokate nuolatinėmis duomenų valdymo išlaidomis.

Pradėkite nemokamą bandomąją versiją ir per mažiau nei savaitę įdiekite struktūrizuotą tiekėjų įtraukimą su integruotu duomenų patvirtinimu.