글로벌 제조업체가 7개 스프레드시트로 이루어진 공급업체 감사 시스템을 마침내 없앤 방법

상황

이 회사는 부품, 원자재 및 물류 전반에 걸쳐 80개 이상의 활성 공급업체 네트워크를 운영하고 있습니다. 5명으로 구성된 구매팀은 매 분기마다 전체 공급업체 성과 평가를 실시했는데, 이 과정은 수년에 걸쳐 발전해 온 것으로, 누구도 설계한 것이 아니라 모두가 물려받은 것이었습니다.

각 평가자는 자신만의 엑셀 파일을 관리했습니다. 품질, 물류, 재무, 운영 등 각 사업 부서는 이메일로 점수를 보냈습니다. 구매 부서 담당자는 모든 자료를 수동으로 취합하여 마스터 파일을 만들고, 누락된 응답을 추적하고, 서로 다른 형식을 조정하고, 최종적으로 PDF 보고서를 작성하여 이메일로 배포하고 보관했습니다.

그 과정 중 어느 시점에서도 공급업체의 현황을 실시간으로 파악할 수 있는 사람은 아무도 없었습니다. "현재" 상황은 항상 몇 주 전의 것이었습니다.

현상 유지가 불가능해지게 된 순간

3분기에, 4분기 연속으로 "적절" 등급을 받아왔던 핵심 부품 공급업체가 조달 시스템이 아닌 현장 관리자에 의해 심각한 납품 신뢰성 문제를 가진 것으로 지적되었습니다. 조달팀이 조사한 결과, 경고 신호는 이미 두 분기 동안 원시 데이터에 존재했던 것으로 밝혀졌습니다. 다만 스프레드시트 처리 과정에서 명확하게 드러나지 않았을 뿐입니다.

해당 공급업체는 3개월에 걸쳐 안정화되는 긴급 시정 조치 프로그램을 필요로 했습니다. 신속한 자재 조달, 생산 라인 조정, 관리 시간 투입 등을 포함한 이 조치의 직접적인 비용은 8만 5천 유로로 추산되었습니다. 내부적인 평판 손실은 수치화하기가 더 어려웠습니다.

그들이 찾고 있던 것

솔루션에 대한 요구사항은 구체적이었습니다. 그들은 다음과 같은 조건을 충족하는 솔루션을 필요로 했습니다.

전과 후

❌ 이전 EvaluationsHub	✅ 이후 EvaluationsHub
평가 주기당 7개의 별도 엑셀 파일	단일 플랫폼에서 모든 이해관계자의 의견을 한 곳에 모으세요.
누락된 점수를 확인하기 위한 이메일 연락 (평가자당 평균 3회 후속 조치)	자동 알림 기능으로 일정을 관리할 수 있으므로 수동으로 일정을 확인하지 않아도 됩니다.
출시부터 통합 결과까지 6주 주기	출시부터 종합 평가표 작성까지 평균 10일
공급업체들은 분기별로 한 번씩 이메일을 통해 결과를 받았으며, 별도의 답변 채널은 없었습니다.	공급업체는 전용 포털에 접속하여 실시간으로 점수를 확인하고, 증거를 제출하거나 우려 사항을 직접 제기할 수 있습니다.
자동 임계값 알림 없음 - 문제가 우연히 발견됨	점수가 정의된 임계값을 초과하면 CAPA가 자동으로 실행됩니다.
감사 추적: 이메일 폴더 및 버전 관리되는 엑셀 파일	타임스탬프가 포함된 전체 감사 로그, 역할별 정보 제공, 거버넌스 검토를 위한 내보내기 가능
ERP 데이터를 수동으로 내보내고 상호 참조했습니다.	SAP의 실시간 데이터가 공급업체 성과표에 직접 반영됩니다.

출시

구현은 8주에 걸쳐 단계적으로 진행되었습니다. 처음 4주 동안은 성과표 구조, 가중치 부여 방식, 이해관계자 역할 설정에 집중했습니다. 팀은 두 가지 평가 주기를 병행하여 진행하기로 했습니다. 하나는 수동 평가이고, 다른 하나는 온라인 평가였습니다. EvaluationsHub — 플랫폼이 완전히 가동되기 전에 출력 결과가 예상 결과와 일치하는지 검증하기 위해서입니다.

협력업체들은 셀프 서비스 포털을 통해 등록되었습니다. 구매팀은 협력업체 접근 권한이 선택 사항이 아니라 필수 사항이며, 향후 관계 유지를 위해 가시성 확보가 중요하며, 포털이 그 수단이라는 점을 분명히 했습니다. 상위 40개 협력업체 중 약 90%가 첫 분기 내에 포털을 도입했습니다.

결과

세 번의 완전한 분기 주기가 지난 후 EvaluationsHub팀은 변경 사항에 대한 내부 검토를 실시했습니다. 검토 결과는 운영 효율성과 위험 관리 수준이라는 두 가지 차원에 걸쳐 나타났습니다.