あるグローバルメーカーが、7枚のスプレッドシートを使ったサプライヤー監査を最終的に廃止した方法

状況

同社は、部品、原材料、物流など、80社以上のサプライヤーからなるネットワークを運営している。5人からなる調達チームは、四半期ごとにサプライヤーの業績評価を徹底的に実施していた。このプロセスは長年にわたり、誰も設計したわけではなく、全員が受け継いできたものだった。

各評価者はそれぞれ独自のExcelファイルを管理していた。品質管理、物流、財務、業務といった各部門は、メールで評価結果を送信した。調達部門の担当者が、すべてのデータを手作業でマスターファイルに統合し、未回答の回答を催促し、フォーマットの不一致を調整し、最終的にPDFレポートを作成した。このレポートはメールで配布され、保管された。

プロセス全体を通して、サプライヤーの健全性をリアルタイムで把握できる人はいなかった。「最新の」状況は常に数週間前の情報だった。

現状維持が不可能になった瞬間

第3四半期、4四半期連続で「適切」の評価を受けていた重要なサブアセンブリサプライヤーが、調達システムではなく、ラインマネージャーによって深刻な納期信頼性の問題があると指摘された。調達チームが調査したところ、警告の兆候は2四半期前から生データの中に存在していたことが判明した。ただ、スプレッドシート処理では明確に現れていなかっただけだった。

サプライヤーは、安定化までに3ヶ月を要する緊急是正措置プログラムを必要とした。迅速な調達、生産ラインの調整、管理時間など、この介入にかかった直接費用は8万5000ユーロと見積もられた。社内における評判への悪影響は、定量化がより困難であった。

彼らが探していたもの

どのようなソリューションであれ、求められる要件は明確だった。彼らが必要としていたのは、以下の条件を満たすものだった。

ビフォー vs. アフター

❌ 以前 EvaluationsHub	✅ その後 EvaluationsHub
評価サイクルごとに7つの個別のExcelファイル	単一プラットフォームで、すべてのステークホルダーの意見を1か所に集約
未提出のスコアを確認するためのメールのやり取り（評価者1人あたり平均3回のフォローアップ）	自動リマインダーがスケジュールを管理します。手動で催促する必要はありません。
発売から確定結果までの6週間サイクル	リリースから集計スコアカード作成まで平均10日間
サプライヤーは四半期に一度、電子メールで結果を受け取るが、返答手段はない。	サプライヤーは専用ポータルにアクセスし、スコアをリアルタイムで確認し、証拠を提出したり、懸念事項を直接提起したりすることができます。
自動しきい値アラートなし - 問題は偶然に発覚	スコアが定義されたしきい値を超えた場合に、自動的にCAPAが作動します。
監査証跡：メールとバージョン管理されたExcelファイルのフォルダ	タイムスタンプ付きの完全な監査ログ、役割割り当て済み、ガバナンスレビュー用にエクスポート可能
ERPデータを手動でエクスポートし、相互参照する	リアルタイムのSAPデータがサプライヤー評価カードに直接反映されます。

展開

実装は8週間かけて段階的に行われた。最初の4週間は、スコアカードの構造、重み付けロジック、およびステークホルダーの役割の設定に重点を置いた。チームは並行評価サイクルを実行することを選択した。1つは手動、もう1つは EvaluationsHub プラットフォームが本格稼働する前に、その出力が期待される結果と一致していることを検証するため。

サプライヤーはセルフサービスポータルを通じて登録されました。調達チームは、サプライヤーのアクセスは必須であり、今後の関係構築には可視性が不可欠であることを明確にしていました。そして、ポータルはそのための仕組みでした。上位40社のサプライヤーにおける導入率は、最初の四半期で90%近くに達しました。

結果

3四半期のサイクルが完了 EvaluationsHubそこで、チームは内部調査を実施し、何が変わったのかを検証した。その結果は、業務効率とリスク状況という2つの側面から明らかになった。