I team acquisti delle aziende di medie dimensioni si trovano ad affrontare un problema specifico: il loro sistema ERP gestisce correttamente gli ordini di acquisto, ma non è in grado di valutare se il Fornitore A stia effettivamente ottenendo buoni risultati, migliorando o se stia diventando silenziosamente un rischio.

È in questo divario, tra l'elaborazione delle transazioni e la gestione delle relazioni, che le aziende perdono denaro, tempo e potere contrattuale.

Perché i sistemi ERP espongono i team delle aziende di medie dimensioni a rischi

SAP, Oracle e le loro controparti per il mercato di fascia media sono state create per gestire i flussi di lavoro di approvazione dei dati. Non sono state create per rispondere a domande come:

• Quali tra i nostri 200 fornitori sono realmente strategici e quali invece sono semplicemente fornitori abituali?
• Quale fornitore sta andando incontro a un problema di qualità prima che si trasformi in un'interruzione della fornitura?
• Come possiamo documentare le prestazioni in modo che siano valide in caso di rinegoziazione del contratto?

La maggior parte dei team addetti agli acquisti risponde a queste domande con fogli di calcolo, scambi di email e riunioni trimestrali che sembrano produttive ma non producono dati strutturati.

Ecco come si presenta la giusta infrastruttura tecnologica per un'azienda di medie dimensioni.

La soluzione ideale per un team acquisti di una media impresa non è una suite aziendale in miniatura. Si tratta piuttosto di un insieme mirato di strumenti, ognuno dei quali svolge un'unica funzione in modo eccellente e si integra perfettamente con gli altri.

Livello 1: Il tuo sistema ERP: Continua a fare quello che fa. Ordini di acquisto, fatturazione, flussi finanziari. Non c'è bisogno di sostituirlo.

Livello 2 — Gestione delle prestazioni dei fornitori: Uno strumento dedicato come EvaluationsHub che si sovrappone ai dati del tuo sistema ERP e aggiunge il livello di relazioni e prestazioni. Schede valutazione dei fornitoriMonitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI), flussi di lavoro per le azioni correttive, raccolta di dati ESG, avvisi di rischio: tutto in un unico posto.

Livello 3 — Portale self-service per i fornitori: Uno spazio di lavoro in cui i fornitori possono inviare documenti, rispondere alle valutazioni, aggiornare le certificazioni e monitorare i propri punteggi di performance. Questo da solo elimina gran parte delle pratiche amministrative.

Il modello a circuito chiuso che lo fa funzionare davvero

L'errore che commettono la maggior parte dei team è quello di considerare la valutazione dei fornitori come un evento periodico, ovvero una scheda di valutazione annuale inviata nel quarto trimestre. I team che ne traggono un reale vantaggio, invece, la considerano un ciclo continuo:

1. Onboard — raccolta dati strutturata fin dal primo giorno, non una cartella di PDF
2. Valutare — scorecard periodiche e automatizzate con KPI ponderati pertinenti a ciascun segmento di fornitori
3. Act - piani di azioni correttive si attiva automaticamente quando i punteggi scendono al di sotto della soglia
4. Migliorare — Monitorare i miglioramenti nel tempo, con una traccia di controllo completa per la conformità e le negoziazioni

Errori comuni in cui incorrono i team di fascia media

Anche i team che investono negli strumenti giusti spesso incontrano difficoltà durante l'implementazione. Ecco alcuni schemi ricorrenti:

• Trattare tutti i fornitori allo stesso modo. I tuoi 200 fornitori non sono tutti ugualmente importanti. Segmentarli (strategici, preferenziali, transazionali) e applicare a ciascun livello una frequenza e una profondità di valutazione diverse è ciò che rende scalabile la gestione delle prestazioni.
• Partire con troppi KPI. Un sistema di valutazione con 20 parametri che nessuno compila correttamente è peggio di uno mirato con 5 parametri che vengono presi sul serio. Iniziate con semplicità e aggiungete complessità una volta che il ritmo è consolidato.
• Saltando il portale dei fornitori. Quando i fornitori non possono visualizzare i propri punteggi, la valutazione diventa qualcosa che viene fatto loro dall'alto anziché con loro. La visibilità cambia le dinamiche e migliora significativamente i tassi di risposta.

Cosa si risparmia effettivamente

EvaluationsHub In genere i clienti riscontrano tre risultati misurabili:

• Tempo risparmiato: L'automazione della distribuzione delle scorecard e della raccolta dati consente di risparmiare circa 1 FTE (equivalente a tempo pieno) all'interno del team acquisti.
• Rischio ridotto: Gli avvisi tempestivi sulle tendenze di performance dei fornitori prevengono interruzioni che costano diverse volte l'abbonamento annuale allo strumento.
• Leva finanziaria ottenuta: I dati strutturati sulle prestazioni cambiano le dinamiche delle revisioni aziendali dei fornitori: arrivi con i dati, non con le impressioni.

Se gestisci più di 50 fornitori e continui a monitorare le prestazioni tramite fogli di calcolo, il calcolo del ROI per uno strumento SPM dedicato è semplice. Consulta il nostro calcolatore di prezzi e ROI →

Iniziare senza un periodo di implementazione di sei mesi

EvaluationsHub È progettato per essere operativo in pochi giorni. Puoi effettuare la tua prima valutazione dei fornitori entro una settimana dall'iscrizione, senza bisogno di progetti IT o integrazioni con sistemi ERP fin dal primo giorno.

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