Intelligensebb beszállítói költség- és szerződéskezelés: Könnyű áttekintések megújítási nyomon követéssel EvaluationsHub
A beszerzési vezetők tudják, hogy minden beszállítói kapcsolat két alapvető kérdést vet fel:
-
Mennyit költünk valójában ennél a beszállítónál?
-
Milyen szerződéseink vannak érvényben – és mikor járnak le?
Sok szervezet számára meglepően nehéz megválaszolni ezeket az egyszerű kérdéseket. Az adatok ERP rendszerekben tárolódnak, a szerződések szétszórva hevernek a megosztott meghajtókon, a megújítási dátumok pedig figyelmeztetés nélkül közelednek. Az eredmény? Elszalasztott lehetőségek az újratárgyalásra, a figyelmen kívül hagyott beszállítói koncentrációs kockázatok, sőt néha nem szándékos megfelelési hiányosságok is.
Ezért vezetünk be egy új funkciót a EvaluationsHub: Könnyű beszállítói költségáttekintések integrált szerződéskövetéssel. Ez a kiadás világos, összevont képet ad a beszerzési csapatoknak a beszállítói kiadásokról, a szerződések állapotáról és a megújítási dátumokról – mindezt ugyanazon a platformon belül, ahol már most is kezeli a beszállítók teljesítményét, adatait és a beszerzést.
Miért fontos a könnyű költekezés?
A legtöbb beszerzési csapatnak nincs szüksége minden egyes beszállítóhoz egy nehézkes, összetett költségelemző eszközre. Szükségük van egy gyakorlatias, könnyen hozzáférhető áttekintés– amely egy pillantással bemutatja a lényeget:
-
Teljes költség az egyes beszállítóknál
-
Éves trendek
-
Alapvető kategória-hozzárendelések
-
Nyitott vs. lezárt beszerzési megrendelések vagy számlák
Azzal, hogy könnyű súlyt tartunk rajta, EvaluationsHub könnyen felhasználhatóvá teszi a költési adatokat, nem túlterhelővé. Ez a 80/20 nézet: a kritikus információk, amelyek jobb beszállítói döntéseket eredményeznek, zaj nélkül.
Szerződések: A beszállítói kapcsolatok lelke
Minden beszállítói kapcsolatot nem csak a költések, hanem a szerződés, ami szabályozza. Mégis túl sok szervezet kezeli a szerződéseket statikus PDF-fájlokként, amelyek olyan mappákban vannak eltemetve, amelyekhez csak kevesen férhetnek hozzá.
A EvaluationsHubszerződésintegrációjának köszönhetően a szerződések már nem passzív dokumentumok. Azzá válnak aktív eszközök amelyek:
-
Biztonságosan naplózva: Minden feltöltés és módosítás időbélyeggel van ellátva egy biztonságos naplóban.
-
Beszállítói profilokhoz kapcsolva: A szerződések a költések, a teljesítmény és a tanúsítványok mellett jelennek meg a teljes körű áttekintés érdekében.
-
Kereshető és strukturált: Szerződések keresése beszállító, kategória vagy megújítási dátum szerint.
Ahelyett, hogy a szerződések „szem elől téve, fejből kivésve” lennének, a beszállítói menedzsment élő része.
Megújításkövetés: Nincs több meglepetés
Hányszor fordult elő, hogy egy szerződés automatikusan megújult újratárgyalás nélkül – pusztán azért, mert senki sem vette észre a dátumot? EvaluationsHub, azok az idők elmúltak.
-
Automatikus emlékeztetők: A megújítási értesítések jó előre aktiválódnak, így időt adnak a teljesítmény felmérésére, az újratárgyalásra vagy a megszüntetésre.
-
Költési adatokhoz kapcsolva: Amikor közeledik a megújítás időpontja, nem csak a szerződést látja, hanem a beszállítóval ténylegesen elköltött összeget is.
-
Irányítópultokba integrálva: A megújítási kockázatok közvetlenül megjelennek a beszállítói áttekintésben, így sosem maradsz le róluk.
Ez azt jelenti, hogy a beszerzési csapatok proaktívak lehetnek, nem pedig reaktívak –alakítja a beszállítói kapcsolatokat, ahelyett, hogy azok alakítanák Önt.
Kisebb költség + szerződések = jobb döntések
Amikor a kiadási és szerződéses információk összeolvadnak, a beszerzés hatalmas előnyre tesz szert:
-
A tárgyalások kontextusa. Pontosan tudja, mennyit költ egy beszállítóval, mielőtt megkezdi a szerződéshosszabbítási tárgyalásokat.
-
A kockázatok átláthatósága. Ha a kiadásaid 40%-a egyetlen beszállítónál van, és a szerződésük megújításra vár, akkor van időd csökkenteni a kockázatot.
-
Lehetőségek felismerése. A költségkonszolidációs lehetőségek könnyebben azonosíthatók, ha hasonló beszállítói szerződéseket lát egymás mellett.
-
Auditfelkészültség. A megfelelőségi ellenőrzések egyszerűvé válnak, amikor minden szerződést naplóznak és összekapcsolnak a költési adatokkal.
Egy nap az életben vele EvaluationsHub Költések és szerződések
Képzeld el ezt a forgatókönyvet:
-
Gyors áttekintés. Megnyit EvaluationsHub és lásd, hogy X beszállító éves kiadása 3.2 millió euró, három kategóriában.
-
Szerződéshez kötve. A szerződés csatolva van a beszállítói profilhoz, feltöltve egy biztonságos naplóval. Látható, hogy 90 nap múlva lejár.
-
Automatikus riasztás. EvaluationsHub megjelöli a közelgő megújítást, és értesíti Önt és a kategóriavezetőjét.
-
Tárgyalásra való felkészülés. Egy egyszerűsített költségösszesítőt exportálsz, amely a beszállítóval kapcsolatos éves növekedést mutatja.
-
Adatvezérelt döntés. A költések áttekintésével és a szerződések állapotával felvértezve eldöntheti, hogy újratárgyalja, meghosszabbítja vagy új ajánlati felhívást indít.
Ahelyett, hogy váratlanul érne, mindig egy lépéssel előrébb jársz.
Előnyök a beszerzési vezetők számára
A EvaluationsHubúj költési és szerződéskötési funkciójával a következőket kapod:
-
Láthatósága: Mindig tudd, hogy mire költesz, kivel és milyen szerződés alapján.
-
Ellenőrzés: Soha ne szalasszon el egyetlen megújítási dátumot sem, és ne kockáztassa az automatikus megújítást.
-
Hatékonyság: Kerülje el a nagy mennyiségű költségelemző eszközök bonyolultságát a napi beszállítókezelés során.
-
Compliance: Vezessen biztonságos naplót a szerződések feltöltéséről és módosításáról.
-
Integráció: Kapcsolja össze a kiadásokat és a szerződéseket a beszállítók teljesítményével, kockázataival és beszerzésével – mindezt egyetlen platformon.
A nagyobb kép része
A könnyű költség- és szerződéskövetés nem önálló eszköz, hanem a következők részét képezi: EvaluationsHubküldetése, hogy egy egységes beszállítókezelő platform.
-
In beszerzés (RFx): Új ajánlattételre való felhívás előtt ellenőrizze a meglévő kiadásokat.
-
In teljesítmény-menedzsment: A szerződéses KPI-k összehangolása az értékelési pontszámokkal.
-
In kockázatkezelés: Jelölje a koncentrációs kockázatot, ha túl sok kiadás egyetlen beszállítónál van.
-
SIM-kártyán (Beszállítói információkezelés): A szerződéseket a tanúsítványok, szervezeti ábrák és megfelelőségi dokumentumok mellett őrizze meg.
Ez az integráció biztosítja, hogy a beszerzési döntések ne elszigetelten, hanem a teljes beszállítói képet szem előtt tartva szülessenek.
Készen áll arra, hogy átvegye az irányítást a kiadások és a szerződések felett?
A beszerzési csapatok gyakran túl sok rendszerrel zsonglőrködnek, hogy ne tudjanak válaszolni a kiadásokkal és szerződésekkel kapcsolatos alapvető kérdésekre. EvaluationsHub ezt egyetlen egyszerű, integrált megoldással megváltoztatja.
Új funkciónkkal a következőket teheti:
-
Tekintse meg az összes beszállító egyszerűsített költségáttekintését
-
Szerződések biztonságos naplózása és közvetlen összekapcsolása a beszállítói profilokkal
-
Szerződésmegújítási dátumok nyomon követése és értesítések fogadása
-
Hozzon jobb, gyorsabb, adatvezérelt döntéseket
???? Kapcsolat hogy hogyan EvaluationsHub segít átvenni az irányítást a beszállítói kiadások és a szerződések kezelése felett.
