Tarnijate sisseelamise automatiseerimine ei ole binaarne valik „täismanuaalse” ja „täisautomaatse” vahel. See on spekter ja see, kuhu te sellel spektril jõuate, määrab, kui palju andmete terviklikkust kiiruse kasvades säilitate.

Meeskonnad, kes automatiseerimisega valesti lähevad, optimeerivad tavaliselt kiiruse nimel terviklikkuse arvelt. Nad loovad protsessi, mis on küll kiirelt läbi viidav, kuid mille tulemuseks on mittetäielikud ja kontrollimata tarnijate andmed – mis tekitab probleeme tulemusjuhtimise, vastavuse ja riskihindamise valdkonnas.

Siit saate teada, kuidas automatiseerida sisseelamist ilma andmete kvaliteeti kiiruse nimel ohverdamata.

Andmete terviklikkuse riskid automatiseeritud sisseelamisel

Kui sisseelamine toimub käsitsi, vaatab hankespetsialist üle iga esitatud dokumendi ja otsib lünki. Kui see automatiseeritakse, siis see inimlik kontrollpunkt eemaldatakse – see tähendab, et protsess tuleb kavandada nii, et iga samm oleks andmete valideerimine sisse ehitatud.

Kõige levinumad terviklikkuse vead automatiseeritud sisseelamisel:

• Ise esitatud andmete aktsepteerimine ilma kinnituseta — tarnija laadib üles kaks aastat tagasi aegunud kvaliteedisertifikaadi ja süsteem märgib selle täidetuks
• Mittetäielikud väljad aktsepteeritakse täidetuks — kohustuslikud väljad, mis aktsepteerivad kohatäiteteksti või üldiseid vastuseid ilma neid läbivaatamiseks märgistamata
• Dokumentide valideerimist ei toimu — dokumente laaditakse üles, kuid nende sisu ei kontrollita kunagi esitatud nõuete alusel
• Baastulemuslikkuse andmeid ei kogutud — tarnija kiidetakse heaks ja aktiveeritakse ilma tema esimeseks toimivuse hindamiseks vajalikke andmeid kogumata

Aus automatiseerimine: disainipõhimõtted

1. põhimõte: Struktureeritud väljad, mitte avatud tekst

Kogu tarnijalt vajalik teave tuleks koguda struktureeritud väljale, millel on määratletud valideerimisreeglid – mitte vabas vormis dokumendis. Ettevõtte registreerimisnumber: valideeritud vorming. Pangakonto: valideeritud vastavalt riigipõhistele konventsioonidele. Sertifikaadid: kogutakse eraldi väljadena koos aegumiskuupäeva, väljastava asutuse ja sertifikaadi numbriga – mitte üleslaaditud PDF-failina ilma ekstraheeritud andmeteta.

Põhimõte 2: Võimaluse korral automaatne kontrollimine, võimaluse korral inimese poolt läbivaatamine

Mõnda teavet saab automaatselt kontrollida – vormingu valideerimine, terviklikkuse kontrollid, aegumiskuupäeva loogika. Teised andmed vajavad inimese poolt ülevaatamist – kas see sertifikaat on kehtiv? Kas see kindlustuskaitse vastab tegelikult meie nõuetele? Kavandage protsess iga tüübi asjakohaseks käsitlemiseks: automatiseerige see, mida saab automatiseerida, suunake kõik muu inimese poolt ülevaatajale õige konteksti abil, et teha kiiresti otsus.

EvaluationsHub'S sisseelamisprotsess tegeleb selle suunamisega automaatselt – automaatse kontrolli läbinud esildised liiguvad edasi; need, mis ei läbinud, märgistatakse koos konkreetsete põhjustega ja suunatakse õigele retsensendile.

3. põhimõte: Täielikkuse kontrollimise kriteeriumid enne aktiveerimist

Tarnijat ei tohiks teie süsteemis aktiveerida enne, kui kogu vajalik teave on olemas ja kontrollitud. Osaline sisseelamine – kus tarnijad aktiveeritakse enne, kui nende andmed on valmis – tekitab püsivaid andmekvaliteedi probleeme, mille hilisem parandamine on kulukas.

Lisa oma sisseelamisprotsesse ranged piirangud. Tarnija ei saa järgmisesse etappi liikuda enne, kui praegune etapp on lõpule viidud ja kinnitatud. Edusammud on mõlemale poolele nähtavad, seega pole mingit ebaselgust selle osas, mis on veel lahendamata.

4. põhimõte: tulemusjuhtimise põhimõtete rakendamine

Sisseelamisperioodi lõpuleviimine peaks automaatselt käivitama tarnija esimese tulemuslikkuse baasnäitajate kaardi ja aktiveerima tema riskiseireprofiili. Sisseelamisperioodi jooksul kogutud andmed – sertifikaadid, ESG vastused, kvaliteedisüsteemi dokumentatsioon – saavad pideva riskihindamise aluseks.

See seos – sisseelamisprotsess mõjutab otseselt tulemusjuhtimist – on see, mis paneb sisseelamisinvesteeringu esmasest aktiveerimisest kaugemale tasuma. Ühekordselt kogutud andmeid kasutatakse pidevalt.

Sisseelamiskvaliteedi, mitte ainult kiiruse mõõtmine

Jälgige oma sisseelamisprotsessi mõlemat dimensiooni:

• Valmimisaeg — Kui kaua aega kulub kutsest aktiveerimiseni?
• Lõpetamise määr — kui suur protsent kutsutud tarnijatest viib liitumise lõpule sihtaja jooksul?
• Andmete täielikkuse skoor — kui suur protsent kohustuslikest väljadest on aktiveerimisel täidetud valideeritud andmetega?
• Paranduste määr pärast tööle asumist — kui tihti leitakse pärast aktiveerimist, et sissejuhatavad andmed on ebaõiged või mittetäielikud?

Viimane mõõdik on andmete terviklikkuse parim mõõt. Madal paranduste määr pärast kasutuselevõttu tähendab, et teie valideerimine toimib. Kõrge määr tähendab, et aktiveerite tarnijaid liiga kiiresti ja maksate selle eest pidevate andmehalduse üldkuludega.

Alusta oma tasuta pilootprojekti ja rakenda struktureeritud tarnijate kaasamine sisseehitatud andmete valideerimisega vähem kui nädalaga.